10 Normas de buena escritura del Email

No se si os pasará a vosotros, pero en muchas ocasiones me encuentro con emails totalmente imposibles de leer, mal escritos, mal indicados… que no hacen más que tenga que perder el tiempo y la paciencia al leerlos.
Es por ello, que en este post vamos a explicar 10 normas de conducta no escritas para el correcto uso del email.

1. Texto en MAYÚSCULAS
   No, directamente NO. Todos sabemos de la importancia de tu email pero de verdad ¿crees que por escribir en mayúsculas va a facilitar mi lectura?
   En internet se utilizan las mayúsculas para indicar que se grita o se quiere llamar la atención, es por ello que bajo ningún concepto se debe utilizar esta técnica en un email de forma generalizada, sí se puede resaltar alguna palabra realmente importante.
   Yo, en algunos casos utilizo si por ejemplo voy a marcar una reunión, al final del email un resumen del tipo:HORA: 15:30
   LUGAR: Oficina
2. Destinatario, CC, CCO, …
   Creo que es necesario separar 3 tipos de destinatarios. El primero es el destinatario principal, aquella persona a la que va referida el email o dicho de otro modo, ¿quién esperas que conteste este email?
   No soy muy partidario de llenar con más de 2 ó 3 personas este campo ya que no creo sinceramente que una decisión con tantos protagonistas pueda ser tomada correctamente con un email. En cualquier caso recuérdalo, da el protagonismo adecuado al principal destinatario del email.El sentido de CC es para aquellas personas que deben estar informadas del email pero sabes que no van a interactuar con el mismo. Tiene el mismo sentido que realizar una fotocopia y guardarla en el archivador de esa persona, estará informada pero nada más.Y finalmente el CCO, muy similar al anterior pero cuando quieres que este destinatario esté oculto. Recuerda y asegúrate de que no va a participar en el email ya que si esta persona oculta contestara a todos los participantes se destaparía que ha sido enviada con copia oculta y esto muestra un sentido de ocultación nada bueno para nuestra credibilidad.
3. Asunto
   Ese gran «asunto» pendiente sin duda.
   Hay dos errores clásicos en este campo: El primero es el del usuario que no escribe correctamente el asunto del email, bien por que no le ponga un nombre con lo cual en la mayoría de casos tu email se llamará (Sin Asunto) y ese será su peso frente al destinatario, (Me da exactamente igual). Hay que ser precisos y justos a la hora de elegir un asunto, de hecho este campo debe ser de los últimos en rellenarse de acuerdo a lo que hayas escrito o enviado en el cuerpo del mensaje.
   El asunto debe ser corto pero descriptivo.Un ejemplo de mal asunto es: Documento
   Un ejemplo de buen asunto es: Resumen de cuentas 2013El otro caso típico es el que las respuestas de email a un mismo destinatario se van anidando, con lo que nos encontramos con asuntos del tipo: RT:RT:RT:RT Resumen de cuentas 2013 sin embargo en el cuerpo del mensaje se habla de la cena de Navidad. El mensaje se ha desviado pero el asunto sigue siendo el mismo. Este error te supondrá un gran dolor de cabeza si utilizas normalmente la búsqueda de emails.

   Además, el asunto marcará a tu destinatario la gravedad e importancia del email. No es lo mismo un asunto donde ponga Hola que otro con Firma del Convenio. Evidentemente el segundo es más explícito y despertará el interés.

4. Cuerpo del mensaje.
   Aquí yo tengo mi teoría que se basa en dos simples preguntas:
   ¿Cómo de importante es este email?
   ¿Como de largo será este email?
   Si a alguna de las dos preguntas respondes con «Mucho» o cualquier otro sinónimo de cantidad elevada, deberías plantearte utilizar otro medio de comunicación: El teléfono. ¡O incluso la reunión! Lo que no puede ser es encontrarnos con emails de páginas y páginas… donde el lector dejará de prestar atención a partir del segundo párrafo.Los emails deben ser breves, concisos e ir a la información justa.
   Por poner números, aunque no pueda ser esto una ciencia cierta, no debería superar los 2 párrafos. Yo, personalmente, en aquellos emails donde por exigencias del guión veo que ocupan algo más de lo debido, suelo incluir un breve resumen, indicado bajo el texto En Resumen, para que el lector si lo desea conozca de una forma cómoda las acciones que le estoy indicando y explicando anteriormente, así como fechas de reuniones o tareas a realizar. Un ejemplo de esto sería:En resumen:
   – Acabar este post.
   – Publicarlo el día correspondiente.
   – Reunirnos para evaluar el impacto.
5. Presentación, saludo, nombre…
   En muchas ocasiones se pierden las formas y por lo tanto la credibilidad e interés del destinatario en las primeras 2 líneas de un email.
   Debemos saber diferenciar lo primero entre aquellas personas con las que nos enviamos emails casi a diario o que ya conocemos con las que lo hacemos por primera vez.En ambos casos, la primera línea la utilizaremos pasa saludar directamente a la persona de nuestro destino. Algo del tipo Hola Ana bastará.A continuación, si es la primera vez que contactamos con esa persona, sería conveniente ocupar 1 o 2 líneas presentándose y explicando quien eres, algo como por ejemplo Soy Juan Urios, co-fundador de Facilware. He contactado contigo a través de este blog para comentarte… No es de agrado de nadie comenzar a leer acciones, órdenes, tareas… cuando ni siquiera sabes con quien estás hablando realmente.

   Acabar el email con un saludo también es casi una obligación.

   Y finalmente ¿qué hacemos con las firmas? Solo pido una cosa, que sean discretas e informativas. Muchas firmas utilizar la imagen de la empresa en un acto más de diseño que de información. Es preferible una firma de texto con tu información de contacto que un banner que ocupará más espacio y no aportará más que una imagen bonita.

6. Archivos adjuntos.
   ¿Donde descargo el camión? Gracias a Dios muchos gestores de correo no permiten el envío de archivos de más de 10 Mb, por que si así fuera, recibiríamos si fuera posible el mismo Adobe Photoshop por el email.
   Existen muchas opciones para el envío de archivos grandes que facilitan su envío y sobre todo no cargan de espacio los servidores, ya no los nuestros, sino los de nuestros destinatarios.En mi opinión hay 3 barreras por las que debemos considerar la forma de enviar un archivo:
   La primera, hasta los 2 Mb, lo envío por email. Pese a que me duele cuando se acerca a ese límite, pero me parece una cifra totalmente aceptable e incluso habitual en algunos PDFs.La segunda, desde los 2 Mb hasta los 10 Mb utilizo sistemas de almacenamiento cómodos, sobre todo para mí, como DropBox lo que me permite de una forma cómoda subir ese archivo y compartirlo con quien quiero.

   Si el archivo es más grande ya confío en otros servicios externos como WeTransfer, para no sobrecargar mi DropBox y a la vez ofrecer una seguridad.

7. Negritas, Itálicas, Colores…
   Totalmente fuera de lugar escribir el texto por completo en algún color que no sea el negro, utilizar la negrita o itálica… pero esta pequeña regla tiene sus grandes abanicos de excepciones.Sobre la negrita: Sí es recomendable utilizarla en el texto para resaltar aquello que quieres que destaque y que el destinatario vea a simple vista, por ejemplo si se trata de programar una reunión donde la puntualidad va a ser un factor muy importante, podríamos escribir algo del tipo:
   La reunión será a las 17:00 en el despacho de Antonio, por favor se puntual.
   De esta forma destaco el factor clave del mensaje.La itálica la reservo normalmente citar un mensaje de alguien, algo del estilo:
   Antonio dijo que «no hablaremos hasta tener firmados los papeles«.

   Sobre el tema de colores, no soy muy partidario de ir alternando colores bajo ningún concepto, pero reconozco que cuando el mensaje lleva un listado de tareas, es muy cómodo responder sobre el mismo mensaje respondiendo línea a línea los puntos planteados con un color diferente como pueda ser el rojo, nunca salirse de tonos básicos como rojo, azul o verde y bajo ningún concepto convertir ese email en una cadena de respuestas donde cada envío-recepción se conteste con un color diferente.

8. Prioridad
   Muchos servicios de gestión de email ofrecen la posibilidad de establecer una prioridad al email enviado, de cara al que lo envía no es problema, el problema es de quien lo recibe ya que también muchos servicios de gestión de email destacan estos emails «Urgentes» o de prioridad alta sobre el resto.
   A mi personalmente me pasa con un cliente que siempre sus emails van con esa prioridad alta, lo sea o no en realidad ya que es una percepción de quien lo escribe y como siempre pienso, si es tan urgente quizás podrías llamarme y no esperar que esté mirando el correo y esperando algo nuevo tuyo ¿no?Por esa sencilla razón recomiendo en ningún caso clasificar con este método los emails ya que pueden suceder dos cosas: Que sea un email realmente importante, lo cual es mejor que llames directamente a la persona para comentarle el asunto o para indicarle que le acabas de enviar un adjunto.
   Tendemos a pensar que muchos trabajamos viendo emails todo el día y no es así, ver el email no es el trabajo de nadie.La segunda es que la percepción de lo urgente o no urgente sean diferentes entre emisor y destinatario. Tal como me pasa a mi, llega un momento en el que cualquier email con esta etiqueta de esa persona carece de urgencia por lo que acaba siendo una mancha roja y molesta en la bandeja de entrada más que otra cosa.
9. No vivas en el email
   Aunque no lo creas, lo más posible en un día de Agosto a las 15:30 es que la persona a la que envías un email esté en la piscina haciendo la siesta. No debes exigir que el resto de la gente responda a tu email ni en el siguiente minuto, ni en la siguiente hora… ni siquiera en el mismo día.
   Es por ello que aparte de respetar a los destinatarios debes aprender a respetarte a ti mismo.Para eso mi recomendación es programarse a lo largo del día unas horas de revisión del email, por ejemplo: El mail lo veré a las 10:00, 13:00 y 19:00.
   Y nunca responder un email de forma urgente dejando atrás las tareas que estés realizando. Si realmente es urgente tenéis el teléfono para hablar, si no lo es, crearás una dinámica por la cual las personas que te envíen un email sabrán que no estás siempre delante del ordenador viendo lo que entra en la bandeja de entrada.
10. Revisar y enviar
    Antes de enviar, dedica 30 segundos a ver si los destinatarios son correctos, si el asunto es correcto y si en el texto has escrito lo que querías.
    Aprovecha para revisar la ortografía ya que puede dar una mala imagen si cometes muchas faltas o algunas realmente alarmantes.
    Piensa que enviar un email tiene que ser una tarea delicada, estas enviando un escrito y debes elegir bien las palabras y frases correctas. No dudes en tomarte tu tiempo para redactar un buen asunto y un buen mensaje.Una vez finalizado. Enviar.

Revisa estos 10 puntos y haz que se conviertan en algo sistemático. Te lo agradecerán las personas a las que envíes un email pero más lo agradecerás tu cuando recibas correos bien escritos y con unas sencillas normas.