La guía más completa de DropBox (I)

Es una de mis aplicaciones preferidas e indispensable para trabajar tanto a nivel individual como colaborativo. DropBox al igual que otros productos similares ofrece un servicio de almacenamiento virtual con la posibilidad de compartir carpetas y su contenido con otras personas. Esto, sumado a que tiene soporte para todos los sistemas operativos y plataformas lo convierte en una de las mejores opciones para llevar nuestro trabajo allí donde vayamos.

Vamos a iniciar una serie de post donde hablaremos más a fondo de DropBox y de su utilidad.

1. ¿Qué es DropBox?

Es un espacio virtual donde poder alojar como si de una carpeta más de nuestro equipo se tratara, archivos, carpetas… y todo lo que se nos antoje con un espacio limitado, por supuesto.
Este servicio permite a los usuarios no solo el almacenaje sino la sincronización de archivos entre diferentes ordenadores e incluso usuarios, ya que una de las principales características de DropBox es la posibilidad de compartir carpetas con otros usuarios.

El cliente permite que cualquier usuario almacene en su carpeta el contenido que prefiera.
Este contenido se sincroniza con aquellos equipos donde se haya instalado DropBox (y cuya cuenta de usuario sea la misma) y con los usuarios con los que hayamos compartido dicha carpeta.

Además, tiene soporte para historial de revisiones, por lo que los archivos borrados pueden ser recuperados desde cualquiera de los ordenadores sincronizados.
También permite ver el historial de un archivo y las modificaciones que se han realizado.

Funciona incluso sin conexión. Aunque estés desconectado a la red, tendrás acceso a tus archivos de forma local, evidentemente.

DropBox es un sistema totalmente seguro, usa transferencias SSL y es utilizado por más de 25 millones de usuarios.

2. Tipos de cuenta

Basic: Gratuita
Ofrecen 2 Gb ampliables a través de referencias de amigos, conectar cuentas de facebook, twitter…
Por cada amigo que se inscriba a DropBox, ganarás 250 o 500 Mb para ti y 250 Mb a tu amigo (hasta 8 o 16 Gb), por ello te dejo mi link para crear una nueva cuenta.

Explicaremos como conseguir más megas en la segunda parte del artículo.

Pro50: De pago
50 Gb a $9,99 / mes o $99,00 / año

Pro100: De pago
100 Gb a $19,99 / mes o $199,00 / año

Teams: De pago, para empresas y grandes corporaciones. Gran cuota compartida, administración y facturación centralizada entre otras cosas.

Personalmente a no ser que se vaya a utilizar DropBox para fines mayores, la cuenta gratuita es más que suficiente. Mediante pequeños consejos que os daremos en el siguiente post vereis como poder aumentar el espacio de disco virtual que os ofrece este servicio.

3. Sistemas Soportados

DropBox se integra totalmente con tu sistema. Si trabajas con un Pc o Mac tendrás dicha integración en forma de carpeta por lo que es muy sencillo trabajar dentro de tu equipo y no es necesario ni siquiera, aunque también se puede, acceder vía web o mediante una aplicación concreta para dispositivos móviles. La verdad es que nada queda al azar y la gran ventaja es utilizarlo, como ya hemos dicho, como una carpeta más de nuestro sistema o nuestro dispositivo.

4. Gestión de Archivos

Al tratarse de «una carpeta más«, subir, bajar, copiar… archivos es tan sencillo como hacerlo en cualquier otra carpeta de nuestro sistema. Eso sí, tenemos que recordar que al pasar un archivo o carpeta a DropBox comenzará la transferencia o sincronización por lo que esta operación puede durar un tiempo.
Para saber cuando tenemos un archivo completamente subido a tu cuenta, los archivos alojados en la carpeta de DropBox adquieren un circulo verde o azul en su parte inferior izquierda. El verde es que se ha sincronizado y el azul nos representa que está sincronizándose. Es muy sencillo e intuitivo.

5. Compartir

Esta es una de las grandes ventajas de DropBox, poder compartir archivos y documentos ya no solo de forma puntual para mostrar algo a alguien como si en un servidor mediante ftp se tratara, sino también compartir carpetas con otros usuarios.

Dentro de DropBox tendremos una carpeta llamada «Public». Cualquier archivo dentro de esta carpeta puede ser compartido de forma instantánea, para hacerlo solo hay que pulsar el botón derecho en DropBox > Copiar el enlace público. Ahora solo necesitamos pegarle a otro usuario dicho enlace para que pueda acceder a el.
Por otra parte, podemos compartir carpetas y proyectos enteros. Crearemos una carpeta nueva, por ejemplo, y pulsaremos sobre el botón derecho DropBox > Compartir esta carpeta.
De esta forma, podremos acceder a dar permisos a otros usuarios de DropBox a que usen esa carpeta, su contenido, lo modifiquen…

6. Galerías de Foto

Uno de los usos quizás menos usuales pero totalmente válido y que debemos conocer es la posibilidad de crear galerías de fotos de forma automática.
En DropBox tenemos una carpeta denominada Photos. Si alojamos en ella fotografías, automáticamente se creará una galería de fotos.

7. Historial de revisiones

Esta es una de las características más útiles para trabajar en grupo. Para acceder al historial de revisiones debemos ir a la interfaz web (a la página web). Se nos da información de quien añadió el archivo, quien lo modificó, borró… Además, hay una sección llamada «Eventos Recientes» para saber que y cuando se realizan acciones sobre determinadas carpetas, incluso tiene posibilidad de añadir un feed RSS para monitorizar la actividad de forma más cómoda.